Cómo usar Scrum en content marketing

Por Francisco Morales

El contenido es el rey. Las marcas y especialistas en marketing estamos de acuerdo en esto. Un contenido de valor genera clientes potenciales, aumenta el reconocimiento de la empresa y fomenta las ventas. Sin embargo, crearlo suele demandar mucho tiempo. 

Pero existen alternativas que podemos aplicar para hacer más en menos. Una de las más sonadas es Scrum. Aquí te explicaré cómo adoptar esta popular metodología agile en tu equipo para que puedan crear contenido de la manera más eficiente posible. 

Te prometo que al final del trimestre ya no te sentirás estancado con tu estrategia de content marketing y pasando lo que quedó pendiente para el calendario del próximo mes 😉.  

¿Por qué Scrum es excelente para contenido? 

Las razones por las que deberías usar Scrum para crear contenido son simples. Si trabajas de esta manera podrás: 

  • Gestionar mejor el tiempo
  • Simplificar la planificación
  • Mantener el enfoque 
  • Elevar la calidad del contenido 
  • Aumentar la energía del equipo 

“Scrum fue diseñado para permitir a los equipos de desarrollo promedio autoorganizarse en equipos de alto desempeño”, según palabras de Jeff Sutherland, creador de Scrum. Un dato que respalda esto: Scrum aumenta la productividad de los equipos de un 300 a 400%

¿Puedes imaginar todo lo que escribirías tan solo con el doble de productividad? Hace un año empezamos a utilizar Scrum en mi equipo de contenido en Acsendo y puedo decirte que funciona y da resultados. Para el tercer mes aumentamos un 45% nuestro rendimiento y al siguiente llegamos hasta 110% de incremento. 

Conceptos clave para entender Scrum

Antes de empezar debes familiarizarte con estos términos clave: 

Content Backlog 

El backlog es una lista priorizada de proyectos pendientes. Allí estarán todos los temas, proyectos e iniciativas que tiene que hacer el equipo. 

Sprint planning 

Es la reunión en la que el equipo elige qué cosas del backlog hará en la próxima iteración. 

Eventos 

Scrum es sobre crear ritmo. Para esto será necesario organizar reuniones diarias (Dairy Scrum), de final de sprint y de retrospectiva. 

Scrum board  

Hablamos del tablero de tareas. Aquí el equipo sabrá qué tiene asignado y cuál es su grado de desarrollo. Debe ser muy visual y fácil de entender. 

Tablero de tareas scrum.
Tablero de tareas scrum.

Así se ve nuestro scrum board de Contenido en Meistertask. 

Pasos para crear contenido con Scrum  

1. Escoge a los responsables 

Los roles que necesitas para empezar con Scrum en content marketing son los siguientes: 

Product owner: 

Será el responsable de cuidar el content backlog. En nuestro caso fue la directora de Marketing (CMO). 

Scrum master: 

Debería ser el responsable de contenido. Ayuda a todos a comprender y practicar Scrum y se asegura de que el marco se aplique correctamente. 

Development team: 

Son las personas que van a desarrollar el contenido necesario para cumplir con el sprint. Con ellas se organiza el sprint planning. 

IMPORTANTE: En Scrum no existen jerarquías. Hay una estructura vertical y transparente en la que se mantiene una comunicación activa y se colabora rápidamente. 

2. Organizar el content backlog

Lo primero será escoger los temas, de los cuales se van a desligar unos proyectos, historias y tareas. Estos temas pueden ser: mejorar la adquisición de leads, tener mejor reconocimiento en la industria o lo que sea que quieres lograr. Cuando estén definidos, se pueden priorizar, pero ten en cuenta que el backlog puede cambiar en todo momento. 

Tema de backlog.
Tema de backlog.

Así se ve cada tema en nuestro backlog. 

Un buen backlog debe ser una combinación de actividades regulares que se repiten todos los meses, como publicar 8 artículos, y esas excepcionales que hacen parte de proyectos que motivan al equipo por tratarse de un reto profesional o porque encuentran una motivación personal. 

Pssst 🤫… si deseas saber cómo crear historias de contenido para el backlog, te puedo enseñar una sencilla fórmula en otro post. ¡Escríbeme en los comentarios si te interesa! 

3. Planificar el primer sprint

Un equipo de Scrum opera en pequeñas iteraciones llamadas sprints, que van de 1 a 4 semanas. Nuestros sprints empezaron siendo de un mes y a medida que encontramos nuestro ritmo pasamos a hacerlos de dos semanas. Aquí también se discuten las reglas que seguirá el equipo sobre las condiciones de los entregables en extensión o calidad. 

Lo que nosotros hacemos es tener un tablero grupal en Meistertask. Revisamos las temáticas del backlog más urgentes o de mayor valor para nuestros OKR y las desglosamos en proyectos específicos en la siguiente columna de Sprint. 

Allí creamos para cada una un checklist con las actividades específicas y ejecutables que hay que hacer. Luego cada uno de estos puntos se convierten en tareas que serán asignadas en la columna de cada persona del equipo. Por ejemplo, para organizar un webinar puede llegar a haber hasta 15 actividades: 

  • Realizar una investigación preliminar 
  • Escoger la temática 
  • Encontrar a un panelista experto 
  • Crear las landings de registro 
  • Crear los mails de invitación
  • Etc… 

4. Revisiones y seguimientos 

Lo ideal es que a medida que avanza el sprint, se vayan teniendo reuniones de seguimiento con el equipo. Se revisan los textos o tareas terminadas que pueden ser pasadas a la siguiente fase del proceso de creación, por ejemplo al área de Diseño. 

Lo ideal es tener un scrum diario, al comienzo del día, para hablar en no más de 15 minutos sobre lo que se ha hecho, cómo va todo y qué se planea hacer ese día. Con esto se identifican posibles cuellos de botella. En todo este proceso hay un factor crucial que va a asegurar el éxito de Scrum: el feedback. ¿Por qué razón? 

Los equipos con coaching y feedback adecuado mostraron un incremento de 3 a 4 veces más en productividad que los equipos que trabajaron por su cuenta.

Además, al tener un scrum master, hay un referente interno al que el equipo puede acudir para recibir orientación sobre cómo abordar un texto, qué keywords privilegiar y ayuda a superar bloqueos creativos. También reconoce cuando algo se hizo bien, motivando al personal. Así gestiona una cultura de mérito y alto rendimiento. 

5. Retrospectiva 

Cuando finaliza cada sprint, se debe revisar el progreso en el número de proyectos/historias que teníamos y las actividades finalizadas. Así como el número de correcciones hechas o los pedidos imprevistos que nunca faltan. 

Esto me servía como líder para identificar proyectos en los que había retrasos y para el equipo, es un momento de reflexión para discutir buenas prácticas, retos y nuevas ideas que aplicar en el siguiente sprint. 

Aquí se ve la evolución en el número de actividades finalizadas y el crecimiento en la productividad del que hablaba al comienzo:  

Algunos consejos finales 

En mi experiencia, el componente tecnológico es clave para trabajar por Scrum. Como vieron, nosotros usamos MeisterTask, pero puedes escoger cualquier otra aplicación que le sirva a tu equipo para sus necesidades. Sin embargo, sus opciones de automatización nos fueron demasiado útiles para crear integraciones con Slack, Google Calendar y Zappier que hicieron mucho más fácil el proceso. 

Como especialistas en marketing de contenido, no basta con comprender cómo escribir un blog o cualquier otro recursos. Necesitamos entender cómo optimizar las operaciones de contenido en escala. Scrum es la herramienta perfecta para lograr esto y la tienes a la mano para empezar ahora mismo.

¡Ojalá te animes a aplicarla en tu equipo! 

Si tienes alguna duda, puedes agregarme a LinkedIn y escribirme por allí: https://www.linkedin.com/in/francisco-morales-marketing/